W rozmowach na temat najważniejszych spraw dla regionu Bałkanów Zachodnich uczestniczyła m.in. kanclerz Niemiec Angela Merkel, premier Wielkiej Brytanii Theresa May, premier Francji Édouard Philippe, wysoki przedstawiciel Unii Europejskiej do spraw zagranicznych i polityki bezpieczeństwa Federica Mogherini, szefowie rządów krajów Bałkanów Zachodnich oraz szefowie kluczowych europejskich instytucji gospodarczych i finansowych – Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD), Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EIB), Europejskiego Banku Odbudowy i Rozwoju (EBRD) oraz regionalnych instytucji z Bałkanów Zachodnich - RCC (Regional Cooperation Council) i RYCO‎ (Regional Youth Cooperation Office).

Sesję plenarną w Sali Ziemi, która była jednym z najważniejszych wydarzeń Szczytu Bałkanów Zachodnich otworzył prezydent RP Andrzej Duda.

Chciałabym podziękować polskiemu premierowi, ale i wszystkim innym, którzy uczestniczyli w przygotowaniu tego szczytu. Drogi Mateuszu, muszę powiedzieć, że we wspaniały sposób to zorganizowaliście w miejscu, które jest symbolem wzrostu gospodarczego Polski, sukcesu Polski po przystąpieniu do Unii Europejskiej. Akurat to miejsce, Targi Poznańskie pokazują jak sprawy mogą posuwać się naprzód jestem bardzo wdzięczna, że Polska w tym roku zorganizowała tę konferencję - powiedziała kanclerz Niemiec Angela Merkel.

Przygotowania do Szczytu Bałkanów Zachodnich – międzynarodowego wydarzenia o niekwestionowanej randze – trwały kilka miesięcy. Operator techniczny, Grupa MTP, przygotował blisko 40 sal konferencyjnych i przestrzeni specjalnych wraz z towarzyszącą infrastrukturą na powierzchni ponad 20 tys. metrów kwadratowych. W prace zaangażowanych było bezpośrednio i pośrednio około 500 osób. Grupa MTP odpowiada za przygotowanie obsługi audiowizualnej, catering, identyfikację wizualną, aranżację przestrzeni oraz zapewnienie usług dodatkowych.